คอมพิวเตอร์จะทำงานได้ก็ต่อเมื่อมีโปรแกรมที่ทำให้เครื่องทำงานตามชุดคำสั่งเหล่านั้น ในขณะที่เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานตามคำสั่งของโปรแกรมเรียกว่าเครื่องกำลัง run หรือ execute โปรแกรมนั้น ๆ ซอฟต์แวร์ เป็นคำที่มีความหมายกว้าง อาจหมายถึงโปรแกรมเดียว หรือหลายโปรแกรมรวมกันก็ได้ โดยซอฟต์แวร์แบ่งได้เป็น สองประเภทใหญ่ คือ ซอฟต์แวร์ระบบ และ ซอฟต์แวร์ประยุกต์

ซอฟต์แวร์ระบบ ทำหน้าที่ในการควบคุมการทำงานของคอมพิวเตอร์ และใช้ในการพัฒนาซอฟต์แวร์ประยุกต์ ซอฟต์แวร์ระบบ ประกอบไปด้วย ซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการ ซอฟต์แวร์เครื่องมือ ซอฟต์แวร์แปลภาษา

เมื่อเราเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องจะทำงานตามโปรแกรมเริ่มต้น ที่เก็บอยู่ใน ROM โดย โปรแกรมจะตรวจสอบตัวเอง (Self-test) ซึ่งเป็นขั้นตอนในการจำแนกอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ต่อเชื่อมกับคอมพิวเตอร์ โดยตรวจสอบขนาดหน่วยความจำและตรวจสภาพของตัวเครื่อง จากนั้นโปรแกรมจะหา ระบบปฏิบัติการ โดยการเรียกดู floppy disk หรือ hard disk เพื่อค้นหาซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการ เมื่อค้นพบโปรแกรมระบบปฏิบัติการแล้ว ระบบปฏิบัติการจะถูกอ่านเข้ามาเก็บ (Load) ไว้ในหน่วยความจำ และโปรแกรมใน ROM จะยกการทำงานให้ระบบปฏิบัติการ คอมพิวเตอร์ก็พร้อมที่จะรับคำสั่งการทำงานจากอุปกรณ์นำเข้าข้อมูล (input devices) เช่น คีย์บอร์ดหรือเมาส์ จากจุดนี้ไปผู้ใช้ก็สามารถใช้คำสั่ง เพื่อสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามที่ต้องการได้ ระบบปฏิบัติการเป็นโปรแกรมที่เป็นตัวบอกให้คอมพิวเตอร์รู้ว่าจะติดต่อสื่อสารกับผู้ใช้อย่างไรและจะใช้อุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออยู่ได้อย่างไร (เช่น คีย์บอร์ด, เครื่องขับจานแม่เหล็ก) และจะยังคงทำงานอยู่เบื้องหลังตลอดเวลาที่เราเปิดใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์

ซอฟต์เแวร์ระบบปฏิบัติการ มีหน้าที่ ควบคุมการทำงานของคอมพิวเตอร์ โดยเป็นโปรแกรมระหว่าง ซอฟต์แวร์ประยุกต์ และ Hardware โดยซอฟต์แวร์ประยุกต์จะเรียกใช้ Hardware ผ่าน OS Application Programming Interface (API) เพื่อความสะดวกในการพัฒนา ซึ่งมีข้อดีคือ ถ้าหากมีการเปลี่ยน Hardware ผู้ผลิตจะเขียนโปรแกรม device driver ที่ทำให้ ระบบปฏิบัติการสามารถเรียกใช้การทำงานของ Hardware ใหม่นั้นได้ โดยไม่จำเป็นต้องเปลี่ยน ซอฟต์แวร์ประยุกต์ตาม Hardware ที่เปลี่ยนไป

ระบบปฏิบัติการ มีหน้าที่จัดการทรัพยากรของระบบให้แก่โปรแกรมต่างๆ เช่น เวลาในการใช้งานหน่วยประมวลผล, เนื้อที่หน่วยความจำสำหรับแต่ละโปรแกรม, ข้อมูลที่ได้รับเข้าจากอุปกรณ์รับข้อมูล และข้อมูลที่ส่งไปยังอุปกรณ์แสดงผล ในปัจจุบันระบบปฏิบัติการที่ใช้อยู่ เป็นระบบที่สามารถทำงานเสมือนว่าพร้อมกันได้หลายโปรแกรม ระบบปฏิบัตการจะให้แต่ละโปรแกรมประมวลผลเป็น ระยะเวลาหนึ่ง แล้วสลับไปทำอีกโปรแกรม เนื่องการการสลับการทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว ทำให้ผู้ใช้รู้สึกเหมือนว่าโปรแกรมทำงานตลอดเวลาพร้อมกัน เช่น โปรแกรมสำหรับฟังเพลง มีเสียงต่อเนื่อง ขณะผู้ใช้พิมพ์งานในโปรแกรม word เป็นต้น

ระบบปฏิบัติการที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ได้แก่ Microsoft windows, Linux, OSx สำหรับเครื่อง PC, และ Unix สำหรับเครื่อง Workstation

Microsoft Windows เป็นระบบปฏิบัติการ พร้อมกับ Graphic User Interface (GUI) โดยมีหลายรุ่น ตั้งแต่ Windows 3.1, Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP และ จะมีรุ่นสำหรับเครื่อง Server เช่น Windows NT server, Windows 2000 Server และ Windows 2003 Server เป็นต้น

Linux เป็นระบบปฏิบัติการที่เหมือนกับ unix โดยเขียนขึ้นเพื่อทำงานกับเครื่อง PC Linux มีการแสดงผลแบบตัวหนังสือ สามารถใช้งานกับโปรแกรม X-Windows เพื่อให้มีการแสดงผลแบบ GUI Linux เป็น Free ware คือไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการซื้อโปรแกรม มีผู้จัดชุดโปรแกรม Linux รวมกับโปรแกรมอื่นที่ทำงานได้บน Linux เพื่อให้ง่ายต่อการติดตั้งอยู่หลายที่ เช่น Red Hat, SuSE, Debian เป็นต้น ภายหลังได้มีการปรับ Linux ให้สามารถทำงานได้กับ Microprocessor หลายรุ่น รวมไปถึง Workstation และ PDA

โดยปกติ ซอฟต์แวร์เครื่องมือจะมีมาพร้อมกับระบบปฏิบัติการเพื่อให้สามารถใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ในระบบ Command line interface โดยระบบปฏิบัติการจะเรียกใช้งานโปรแกรมเครื่องมือ ที่เรียกว่า Command line interpreter ซึ่งทำหน้าที่รับข้อมูลจากแป้นพิมพ์แล้วแสดงตัวหนังสือที่หน้าจอ และแปลความหมายของคำสั่งว่าต้องการให้ทำงานอะไร ซึ่งอาจจะเป็นการเรียกใช้โปรแกรมอื่นๆ หรือเป็นคำสั่งที่ Command line interpreter รู้จัก แล้วทำงานไปตามนั้น โปรแกรม Command line interpreter ใน MS DOS คือ โปรแกรม command.com ในระบบ Unix จะมีหลายตัวเช่น Bourne Shell, C Shell, Korn Shell, Bash เป็นต้น

เครื่องมือพื้นฐานที่มาพร้อมกับระบบปฏิบัติการ คือ โปรแกรมสำหรับ format disk โปรแกรมสำหรับดูว่าใน disk มีแฟ้มข้อมูลอะไรบ้าง และโปรแกรมลบแฟ้มข้อมูล เป็นต้น

ซอฟต์แวร์ประยุกต์ เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ทำให้ผู้ใช้สามารถใช้คอมพิวเตอร์ทำงานบางอย่างที่ตนเองต้องการ เราสามารถจัดกลุ่มของซอฟต์แวร์ประยุกต์ออกเป็นกลุ่มใหญ่ๆ ได้ดังนี้

• ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (Word Processing)
• ซอฟต์แวร์ตารางคำนวณ (Spreadsheets)
• ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล (Database management)
• ซอฟต์แวร์นำเสนอ (Presentation)
• กราฟฟิกส์ (Graphics), มัลติมิเดีย (Multimedia)
• ซอฟต์แวร์เพื่อการศึกษาและการบันเทิง
• ซอฟต์แวร์สื่อสาร

ระบบงานที่ต้องการนำคอมพิวเตอร์ไปใช้ อาจจะมีการทำงานที่ไม่เหมือนกับซอฟต์แวร์ สำเร็จรูป ดังนั้นผู้ใช้ อาจจะเลือกที่จะเขียนโปรแกรมขึ้นมาใช้เอง โดยการจ้างเขียนโปรแกรม หรือ พัฒนาขึ้นเองในองค์กร โดยการจ้างโปรแกรมเมอร์ ซึ่งการพัฒนาซอฟต์แวร์ อาจใช้เวลาเป็นปี และเสียค่าใช้จ่ายมาก

ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปมีหลากหลายมาก ทั้งที่ใช้งานทางธุรกิจ เช่นโปรแกรมทางบัญชี งานทางวิศวกรรม เช่น AutoCAD ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป บางชุด เป็น shareware กล่าวคือ ใช้ได้ฟรีในบางส่วน หรือ เฉพาะช่วงเวลา เช่น 15 วัน ถ้าต้องการใช้ต่อไปต้องซื้อจากผู้ขาย ซอฟต์แวร์แบบ freeware เป็นซอฟต์แวร์ที่ให้ใช้ได้ฟรี แต่มี freeware หลายชุดที่เป็น adware กล่าวคือจะมีส่วนของการโฆษณาขายสินค้าติดมาด้วย

ซอฟต์แวร์ Word Processing เป็นซอฟต์แวร์ ที่รับตัวหนังสือจากแป้นพิมพ์ แล้วแสดงผลทางจอภาพ สามารถแก้ไขและบันทึกข้อมูลในไฟล์ข้อมูลนั้นได้ ต่อมาได้มีการพัฒนาความสามารถให้เปลี่ยนรูปร่าง ของตัวหนังสือได้ (font, type face) ความสามารถในการจัดหน้ากระดาษในการพิมพ์ การตรวจคำ เป็นต้น เมื่อระบบปฏิบัติการเป็นแบบ GUI ซอฟต์แวร์ด้าน Word Processing ได้ใช้หลักการ What you see, What you get (WYSWYG) กล่าวคือ สิ่งที่พิมพ์จะเหมือนกับที่ปรากฏหน้าจอภาพและเมื่อมีการพัฒนาเครื่องพิมพ์แบบ dot matrix และเครื่องพิมพ์แบบ laser โปรแกรม Word processing ก็ได้พัฒนาให้มีการจัดรูปแบบหน้ากระดาษหลากหลายมากขึ้น รวมไปถึงสามารถแทรกรูปภาพในเอกสารนั้น ๆ ได้ ตัวอย่างของโปรแกรม Word Processing เช่น Microsoft Word

ซอฟต์แวร์ Spreadsheet เป็นซอฟต์แวร์ที่มองข้อมูลในรูปแบบของตาราง โดยแต่ละช่องของตารางอาจเป็นข้อมูลดิบ หรือ สูตรการคำนวณ โดยสูตรการคำนวณจะเป็นการป้อนสูตรที่อยู่ในรูปแบบ ของค่าคงที่ ค่าภายในช่องอื่นๆ เครื่องหมายการคำนวณ และ function การคำนวณ ต่างๆ โดยแต่ละช่อง จะมีชื่อแทนเพื่อใช้ในสูตรคำนวณ เมื่อมีการเปลี่ยนค่าในช่อง ช่องอื่นๆที่มีสูตรใช้ค่าในช่องที่เปลี่ยนก็ จะทำการคำนวณสูตรใหม่ และแสดงค่าใหม่ที่ได้ ตัวอย่างของ โปรแกรม Spreadsheet เช่น Microsoft Excel

ซอฟต์แวร์ Database management system (DBMS) เป็นซอฟต์แวร์ ที่ใช้สำหรับจัดเก็บและ สืบค้นข้อมูล โดยข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกันควรจัดอยู่ในรูปชุดข้อมูล (record) ข้อมูลเหล่านี้สามารถจัดเก็บในรูปแบบของตารางชุดข้อมูล ซึ่งการสืบค้นสามารถทำได้โดยกำหนดเงื่อนไขที่ต้องการให้ระบบ เลือกข้อมูลมานำเสนอ และชุดข้อมูลที่เก็บไว้ต้องสามารถนำมาแก้ไขได้ ตัวอย่างของระบบ DBMS เช่น Microsoft Access, Microsoft SQL, Oracle, IBM DB2, MySQL เป็นต้น

ซอฟต์แวร์สำหรับ Presentation เป็นซอฟต์แวร์สำหรับการนำเสนอข้อมูล มีแนวความคิดมาจากการฉายสไลด์ โปรแกรมประเภทนี้ใช้แสดงข้อมูลตัวหนังสือ รูปภาพ การทำ animation ซึ่งสามารถแทรกเสียงเข้าไปได้ด้วย ตัวอย่างของโปรแกรมสำหรับ Presentation อาทิเช่น Microsoft PowerPoint ฯลฯ